4 tendências para as reuniões do futuro

O ato ou efeito de reunir-se costuma gerar ideias e definir caminhos que deverão ser seguidos em uma organização. As reuniões costumam ser momentos importantes para difusão de conhecimento para todas as partes interessadas ou iluminar caminhos obscuros no cotidiano. Só que infelizmente, por mais que as empresas evoluam, se informatizem ou se profissionalizem, alguns hábitos continuam os mesmos.

Quem nunca teve que enfrentar horas de reuniões maçantes e inconclusivas? Manter o foco pode ser um problema e a produtividade nem sempre é garantida. Algumas pesquisas apontam que dois terços das pessoas afirmam que reuniões em suas empresas são improdutivas e mal conduzidas.

As empresas evoluíram, então porque não evoluir as reuniões também? Separamos algumas tendências de tecnologia que estarão presentes nas reuniões do futuro.

1) Menos reuniões, mais decisões

Não é mais necessário que cada participante se desloque para participar de uma reunião. As salas de reunião em breve devem se transformar em salas de videoconferência e as pessoas devem trabalhar em lugares mais informais como cafeterias ou até mesmo em casa. Com isso, se economiza com menos tempo desperdiçado dos colaboradores da empresa.
Com smartphones presentes como verdadeiros controles remotos da vida, algumas decisões podem ser tomadas e ideias compartilhadas rapidamente, o que representa uma redução de reuniões tradicionais. As conversas devem assumir o meio digital para dar agilidade aos processos, desburocratizando muitos aspectos do negócio. Ao mesmo tempo, chats e aplicativos de mensagens permitem que uma mesma pessoa esteja em vários lugares ao mesmo tempo. É a rotina de trabalho da gigante chinesa Xiaomi. “É uma conversa mais ou menos em tempo real e é como se você tivesse várias reuniões ao mesmo tempo”, descreve o vice-presidente internacional da empresa, Hugo Barra.

2) Inteligência de negócio

Com o advento do Big Data, grandes quantidades de dados podem ser processados rapidamente e os gestores de um negócio tem a capacidade de visualizar o desempenho da empresa em tempo real. É possível verificar vários indicadores e tomar decisões mais conscientes se aproveitando da tecnologia. O Bussiness Intelligence, ou Inteligência de Negócio, torna-se uma ferramenta fundamental para análise de métricas de forma inteligente.

3) Edição colaborativa

Ferramentas de edição em nuvem permitem que cada participante da reunião contribua para o desenvolvimento de um único documento, inclusive os que estiverem à distância. Isso simplifica o compartilhamento de informações e ajuda a reunir tudo que foi discutido em um único arquivo digital disponível.

4) Tecnologias interconectadas

Celulares e computadores já são ferramentas poderosas de trabalho e comunicação. Mas o crescimento de conceitos como Internet das Coisas deve conectar vários dispositivos a fim de gerar mais dados. Eles podem ser usados na inteligência de negócio, mas também podem melhorar a experiência de reuniões. A própria sala de reuniões poderia avisar quando a reunião se tornar improdutiva, ou gerar mecanismos para aumentar a concentração.

Nas reuniões do futuro, vários participantes em diversos lugares diferentes vão juntos tomar decisões mais certeiras baseados em dados mais concretos e acessíveis – sempre de forma rápida. Para isso, investimentos em banda para ter boas conexões e segurança a fim de evitar vazamentos de dados são necessários, mas, graças à tecnologia, o futuro das reuniões deve ser menos maçante e mais assertivo.