Inventário e Gestão de Ativos: o que é e porque sua empresa precisa disso

Quantas vezes você já precisou parar o que você estava fazendo e teve que chamar um técnico para dar uma olhada em seu computador? Falhas acontecem o tempo todo e os motivos são diversos. Agora imagine uma empresa com diversos computadores diferentes em que periodicamente o técnico está presente, seja pra trocar uma peça defeituosa ou para ajustar uma configuração mal programada. O técnico, por sua vez, precisa gerenciar um fluxo de pequenas correções e não tem tempo para trabalhar em algo que ajude a evitar que novos problemas apareçam.

Aqui, na MBR11, percebemos esse dilema desde que começamos a trabalhar com manutenção de computadores. Para evitar que os nossos técnicos entrassem em um ciclo contínuo de manutenções paliativas, houve um momento em que precisamos definir um método operacional. Hoje, atendemos também necessidades específicas, mas trabalhamos bastante com o conceito de prevenção em mente.

Nós trabalhamos com três tipos de situações: incidentes, solicitações e alertas. Incidentes são situações em que algo para de funcionar como devia e nós precisamos resolver. Solicitações são novidades que devem ser implementadas num sistema e alertas são avisos de coisas que podem acontecer e precisam ser resolvidas pró-ativamente.

Mas como prevenir quando atendemos simultaneamente centenas de equipamentos de diversos clientes diferentes?

Inventário: cada coisa em seu lugar

Nosso software próprio de gestão de equipamentos nos permite dar um primeiro passo fundamental nesse processo. Com ele podemos ter rapidamente uma lista completa de dispositivos, equipamentos, peças e o seu estado em cada computador, de cada empresa que atendemos e remotamente em tempo real. Isso dispensa a necessidade de ter um técnico visitando cliente por cliente vendo se aquela memória ou esse disco rígido estão funcionando como deveriam.

Mas não basta só ter uma lista de equipamentos, a gestão desses ativos é fundamental também. Se algum equipamento está aquecendo mais do que o normal, por exemplo, temos a sinalização de que logo ele entrará em pane. Com nosso monitoramento preventivo, alertamos a necessidade de troca de algo antes que a peça realmente pare de funcionar e a empresa de nosso cliente não precisa parar para resolver um problema que não vai acontecer.

Além disso, o inventário tem outra importância fundamental. Muitas vezes a estrutura de TI de uma empresa não é planejada da forma mais adequada, principalmente se ela for pequena e não tiver como arcar com planejamentos caros no início de seu funcionamento. Com o tempo, novos equipamentos são adquiridos, a estrutura vai se expandindo e o sistema em funcionamento talvez não seja o mais adequado para aquele momento da empresa.

Chega um momento em que diversos equipamentos estão obsoletos e já não têm mais o desempenho necessário, ou pior, os melhores equipamentos não estão com os colaboradores que precisam mais. Também temos muitos casos de soluções provisórias que são esquecidas e acabam afetando o funcionamento de todo o sistema.

O inventário ajuda em muito nesse planejamento para que seja possível detectar irregularidades geradoras de problemas futuros. Por isso, sempre quando iniciamos um contrato de manutenção e suporte técnico, nosso primeiro passo é estudar a estrutura existente e fazer qualquer ajuste que seja necessário para garantir que não tenhamos trabalho extra desnecessário posteriormente e, principalmente, que os nossos clientes não nos procurem só quando um problema acontecer.

Quando estiver sentindo uma necessidade de investir no TI de sua empresa, leve esse ponto em consideração, sempre verificando se seus equipamentos atuais já não atendem à sua demanda. Também não se esqueça de pensar nesses outros aspectos que ilustramos nesse post. O inventário completo do TI de sua empresa pode ser um excelente ponto de partida para as futuras tomadas de decisão, portanto, não hesite nesse momento se você quiser ter a certeza de estar fazendo um bom investimento.